Afinal, como fazer uma boa gestão de compras?

A gestão de compras, hoje em dia, é um campo de estudo em administração que tem o foco na necessidade das empresas contemporâneas. É considerada pelas organizações como fator estratégico nos negócios, sendo um princípio básico para que a administração de compras seja feita por meio de um processo eficaz de alocação de recursos, de forma a gerir a aquisição de produtos e serviços.

Os conceitos referentes a esse segmento são primordiais e requerem práticas de planejamento, organização e coordenação, pontos nos quais toda a organização estará envolvida. Se você deseja saber mais sobre esse assunto e conferir dicas para otimizar a gestão de compras em sua empresa, continue lendo este texto!

Melhores práticas para uma boa gestão de compras

O departamento de compras é um setor estratégico anexo aos negócios de uma empresa. Ele é de extrema importância, e podemos afirmar que é até mesmo indispensável, pois possibilita a provisão dos serviços e mercadorias, reduz custos e impacta de forma positiva os resultados da organização.

Mas dentro do contexto organizacional, o que devemos fazer para conservar esse setor bem ajustado às estratégias da empresa? Algumas práticas são necessárias para uma boa gestão de compras, já que podem tornar os processos mais eficientes.

Importância da gestão de compras

A função do departamento de compras nas organizações é uma das atividades fundamentais para promover um eficaz gerenciamento e, habitualmente, influencia diretamente todos os processos internos. Além disso, intervém no controle dos seus estoques e na relação com os seus clientes, estando também relacionada à concorrência e ao êxito da empresa.

Melhor aproveitamento dos recursos

O controle de custos é significativo na gestão de compras. Essa função consiste em um processo eficaz de alocação de recursos, de forma a transformar a organização. O objetivo é melhorar a sua eficácia em todos os setores da empresa, evitando que ela venha a sofrer danos com recursos mal-empregados.

Redução dos gastos desnecessários

A necessidade de mudança na redução dos gastos é um processo que vem se intensificando dentro das organizações. Atualmente, busca-se um melhor aproveitamento dos recursos. Uma das soluções que podem ser utilizadas é o controle de estoque, que evita compras desnecessárias.

Nesse cenário, o processo de automatização viabiliza e oferece maior inteligência operacional, evitando a aquisição de suprimentos desnecessários, reduzindo a imprevisibilidade de compras e fortalecendo os insumos.

Dicas para uma boa gestão

Realize um diagnóstico da empresa

Reúna-se com o responsável de cada departamento da empresa. Aqui, o principal objetivo é obter instruções para as compras de materiais certos, nas quantidades necessárias de cada item a ser adquirido para a organização.

Monte um planejamento estratégico

Após reunir-se com os outros setores da organização, faça um planejamento estratégico, arquitetando os próximos passos que serão colocados em prática a fim de elaborar o correto funcionamento do setor de compras.

É importante observar se está havendo conformidade na escolha dos fornecedores e se eles são adequados, bem como verificar os preços dessa negociação e se existem entre os pontos observados as chances de mudança para melhoria nas negociações.

Faça a gestão de Fornecedores

Identifique, liste, cadastre e avalie os fornecedores de sua empresa. Faça uso das ferramentas tecnológicas disponíveis para se organizar e, assim, estabelecer um padrão fácil e objetivo para a gestão dessas informações. Mantenha esses dados atualizados sempre.

Esteja atento, uma empresa lucrativa depende de boas compras, ou seja, de produtos e matérias-primas de qualidade, com preços e condições de prazos favoráveis. Uma dica é contar com pelo menos três opções de fornecedores.

Observe também se os fornecedores têm um bom histórico na entrega dos produtos. Se você verificar pontos como atrasos na entrega ou condições de pagamento ruins, procure outra opção imediatamente.

Invista no Benchmarking

Benchmarking é um procedimento utilizado por organizações no mundo todo para expansão da capacidade de seus métodos de gestão por meio de análises contínuas de práticas, produtos, serviços e técnicas elaboradas por outras empresas tidas como as melhores.

Identifique os cases de sucesso na área de gestão de compras, equipare-os aos procedimentos que são realizados hoje e integre esses conhecimentos em seu plano de ação. Feito isso, é possível associar boas técnicas e inovação na gestão de compras.

Negocie corretamente

Potencialize os processos de receber, estabilizar e administrar os requerimentos de compras feitos pelos profissionais de sua empresa. Busque obter as melhores condições possíveis e verifique todas as possibilidades de descontos. Por fim, para adquirir os melhores resultados e ter maior controle e eficiência, automatize as solicitações e invista em ERPs — softwares de gestão de compras.

Realize a gestão de cotações

É a partir da cotação que se pode determinar o fornecedor do serviço ou produto a ser adquirido e fechar o negócio, verificando se as condições estão de acordo com as metas traçadas no planejamento. Quanto mais proveitosa for uma compra, maiores serão os lucros. Dessa forma, para uma gestão de compras eficaz, é essencial pesquisar as melhores oportunidades, comparar as propostas e verificar quais delas oferecem o melhor custo-benefício.

Capacite os colaboradores

É significativo que todos os colaboradores comprometidos na gestão de compras de sua empresa achem-se a par das metas, objetivos e propósitos para que consigam progredir nas estratégias corretas. Por esse motivo, torna-se imprescindível investir em capacitações e treinamentos que mostrem aos funcionários quais os processos e os resultados esperados.

Invista em softwares de gestão de compras

A tecnologia trouxe uma série de comodidades para a gestão de empresas, e não há desculpas para deixar de utilizá-las. Nesse caso, há inúmeros softwares e ferramentas à disposição no mercado, os quais ajudam no controle de estoque, nas entradas e saídas, nos pagamentos, no cadastro de fornecedores e em outras facilidades.

Dessa forma, sua organização permanecerá mais sistematizada e, consequentemente, os profissionais da área vão adquirir mais tempo para outras tarefas importantes. Ainda, é possível mensurar os resultados de tempos em tempos por meio de relatórios.

Para realizar uma gestão de compras eficiente, não basta colocar em prática essas novas condutas. É indispensável que a organização faça um diagnóstico pormenorizado das consequências de cada uma delas. Isso auxiliará a estabelecer os melhores direcionamentos e as ações que devem ser readaptadas, tornando a gestão de compras ainda mais positiva.

Viu como as práticas apresentadas neste texto ajudarão sua empresa a alcançar uma gestão de compras mais eficaz por meio da otimização dos processos? Com isso, será possível aumentar as vendas e o faturamento. Aproveite a visita ao blog e comente qual dessas práticas precisam ser implementadas em sua organização.

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