Gestão de relacionamento: tudo o que você precisa saber

Como você realiza a gestão de relacionamentos na sua empresa? Quais são os cuidados importantes que você está tomando para manter uma parceria duradoura e de ganho para ambas as partes?

Essas são perguntas essenciais que você, como gestor, deve fazer para manter a sua empresa ativa e em contato com os melhores fornecedores do mercado, sempre promovendo uma relação transparente, saudável e pautada na comunicação e na confiança.

Para que os processos sejam eficientes e permitam cada vez mais produtividade e resultados positivos — tanto para quem vende quanto para quem compra —, a relação entre a sua empresa e os fornecedores de produtos e serviços precisa ser alicerçada em práticas corretas durante a negociação.

Continue a leitura deste artigo, saiba tudo sobre a gestão de relacionamentos com os fornecedores e como isso pode ser benéfico para a sua empresa.

O que é gestão de relacionamento com fornecedores?

A gestão de fornecedores parece simples: basta fazer uma breve pesquisa e encontrar uma empresa que produza o que o seu negócio precisa para logo em seguida negociar um preço justo e a forma de pagamento, acordar a entrega e receber o que foi encomendado.

Esse é um comportamento adequado se a intenção for apenas a aquisição de produtos/serviços com uma comunicação superficial de compra e venda. Se o objetivo for estabelecer uma parceria duradoura e de sucesso, o assunto é mais complexo e a gestão de relacionamento com o fornecedor requer uma atenção especial.

Basicamente, podemos dizer que a gestão de relacionamentos com aqueles que fornecem matéria-prima ou serviços para impulsionar um negócio é ditada por uma comunicação de interesses comerciais convergentes ao sucesso mútuo, não bastando uma relação informal.

Para que a sua empresa tenha êxito no atendimento aos clientes — internos ou externos —, você e sua equipe certamente se valeram do auxílio de parceiros fornecedores na formatação do seu próprio serviço, para proporcionar uma experiência única aos seus clientes com méritos coletivos.

Fornecedores devem ser tratados como parceiros e inseridos nos projetos da sua empresa para entendimento dos objetivos e das expectativas em relação ao mercado. Quando essa relação ultrapassa o meramente comercial, os resultados poderão ser melhores, diminuindo a margem de erros.

A gestão de relacionamentos com fornecedores deve ser abrangente e analisar todas as variáveis dentro de um contexto. Muitas vezes os aspectos relevantes deixam de compor o escopo de uma compra, e o que poderia ter um custo-benefício interessante, torna-se mais caro, refletindo no saldo financeiro.

Os critérios para eleger um fornecedor com aptidão para intensificar o relacionamento e atender em caráter permanente precisam ir além dos preços baixos ou das condições de pagamento. Esses pontos são importantes, mas quando falamos de produtos, as condições de entrega, de estoque e de atendimento extra precisam de uma atenção especial para não amargar surpresas desagradáveis.

Qual é a importância de um bom relacionamento com os fornecedores?

Quando o relacionamento com um fornecedor é bom, aquela demanda urgente passa a ser dele também. Com um desejo genuíno de atender à sua necessidade, quando a relação de parceria caminha de forma positiva, o fornecedor não medirá esforços para atender à sua empresa.

Independentemente do tamanho do seu negócio, trabalhe com planejamento e previsão suficientes para que, na sua busca pelos fornecedores adequados, você tenha embasamento suficiente para a tomada de decisão. Pergunte-se o que deseja do seu fornecedor, levando em consideração o comportamento de prestação de serviços da sua empresa.

Assim será possível entender quais são os focos da sua busca e como deseja que um fornecedor se comporte diante das suas solicitações. Crie e coloque em prática uma política de gestão de fornecedores, com etapas bem delineadas para que todos dentro da empresa reconheçam a importância de seguir procedimentos.

Algumas etapas fazem toda a diferença. Confira!

Criação de um cadastro de fornecedores

Sua base de dados está satisfatória quando o assunto é compras? Você consegue localizar prontamente um fornecedor quando precisa de um produto ou serviço? As atividades de uma empresa são recheadas de percalços naturais e inerentes ao negócio. É responsabilidade de quem faz a gestão criar alternativas facilitadoras na gestão de compras.

Criar um cadastro de fornecedores é tão ou mais importante do que a compra em si. Perder tempo com a procura por fornecedores que atendam a uma solicitação dentro do prazo poderá fazer com que a sua empresa desembolse um valor maior por não contar com um cadastro prévio.

Segmentação da base de fornecedores

Depois de cadastrar todos os fornecedores — razão social, telefone, e-mail e tipo de negócio —, é importante segmentá-los, ou seja, agrupar por categorias, de forma a facilitar a localização de um ou mais fornecedores de um mesmo produto ou serviço.

Essa segmentação não obedece a uma regra específica e poderá ser por serviço ou produto oferecido, ramo de atividade, localização, preço, prazo de atendimento, grau de importância ou até mesmo recorrência. Dessa forma fica mais fácil localizar um fornecedor sempre que necessário.

Avaliação de desempenho

Não deixe de avaliar periodicamente os seus fornecedores. Isso não quer dizer que você vai abandoná-los no primeiro deslize ou que vai bani-los porque o preço foi elevado. Avaliar é uma forma de identificar que requesito o fornecedor não está atendendo satisfatoriamente e gerar embasamento para feedbacks consistentes.

As avaliações podem ser pontuais — a cada compra — ou conforme o acordado para fornecimento. O importante é não deixar passar qualquer situação ou transtorno que afete o relacionamento e contribua para a descontinuidade da parceria.

Gerenciamento dos resultados

A melhor forma de mensurar a capacidade de um fornecedor de atender às demandas da sua empresa em curto, médio e longo prazos é gerenciando os resultados do atendimento. Vários são os quesitos para essa avaliação, e incluem preço, prazo de pagamento, prazo de entrega, qualidade dos serviços ou produtos, além do atendimento.

Ao criar um sistema de gestão de relacionamentos sobre cada fornecedor, você poderá traçar comparativos de um mesmo segmento, com possibilidade de escolha por aquele que melhor atender às condições impostas para o cumprimento da sua demanda de compras.

Partindo do princípio que no universo corporativo uma empresa tem o comportamento de compra e venda de acordo com sua situação momentânea, exercer a empatia facilita o andamento das negociações, pois de cada lado estará alguém que entende como os processos funcionam.

Por que é vantajoso manter um bom relacionamento com fornecedores?

Quando se mantém um relacionamento saudável e transparente com os fornecedores, nos momentos mais cruciais do seu negócio você poderá recorrer a eles e ser bem atendido. Esse, aliás, é o melhor caminho para quem almeja uma trajetória longa dentro do mercado.

Não existe um bom cliente sem um bom fornecedor, e vice-versa. Há uma integração necessária para a fomentação e o equilíbrio da economia, e essa filosofia precisa ser disseminada em todo ambiente corporativo — do faxineiro ao presidente —, estabelecendo uma padronização dos processos.

A empresa que faz a gestão de relacionamentos e eleva o fornecedor a um patamar de grande importância para o negócio tem um trunfo estratégico nas mãos. Essa é uma conduta essencial no mercado, pois contar com os fornecedores de referência e expertise no mercado trará evidência para sua marca, deixando a concorrência para trás.

O universo corporativo é uma rede de relacionamentos que, quando bem formatada, alavanca os negócios mútua e coletivamente. Quanto mais parceiros sua empresa agregar, mais aumentam as possibilidades de expansão e visibilidade. Os serviços ou produtos são indicados uns aos outros, possibilitando mais negócios e conversões em venda.

Personalização de preços

Você já vivenciou um momento em que os recursos financeiros disponíveis para determinada aquisição estiveram limitados e precisou recorrer a um fornecedor para praticar um preço diferenciado?

Essa é uma realidade da maioria das empresas em algum momento da sua existência — que foi salva por algum fornecedor empático e com relacionamento próximo o suficiente para entender as dores do seu cliente. Essa é uma das grandes vantagens de manter um relacionamento bom com fornecedores.

Outra vantagem é poder precificar com uma boa margem de erro e de acerto os seus próprios serviços, por contar com um fornecedor capaz de antecipar o desembolso com matéria-prima ou produtos de composição.

Consolidação da cadeia de suprimentos

Quanto mais o seu fornecedor entender as reais necessidades da sua empresa, mais poderá ajudar a consolidar a cadeia de suprimentos e dar suporte à estabilidade de aquisição — o que beneficia a ambas as empresas com equilíbrio financeiro e aumento de uma eficiência estratégica e operacional.

Quando falamos de cadeia de suprimentos, é preciso entender a amplitude do gerenciamento da rede que envolve a provisão para aquisição de produtos e serviços que atendam a uma demanda terceira.

Adquirir produtos ou serviços com bons preços permite uma transferência para o mercado e aumenta o poder de capitalização em cadeia. Uma boa gestão da cadeia de suprimentos envolve a gestão de fornecedores e a satisfação com os serviços.

Se a sua empresa atua com atendimento ao cliente e depende de fornecedores para um serviço diferenciado, imagine o quanto é essencial o seu entendimento sobre o processo — chegada do produto ao cliente no prazo acordado, na quantidade correta e com boa qualidade.

Como desenvolver uma relação de confiança com novos fornecedores?

Estabelecer os quesitos para dar a novos fornecedores um voto de confiança no atendimento não é uma das tarefas mais fáceis, mas alguns elementos fundamentais demonstram as intenções de um fornecedor.

Caso seja uma empresa em início de carreira, é possível identificar sua capacidade de cumprimento da demanda analisando a maneira como ela se apresenta — e ela deve ser a mais transparente e verdadeira possível, inclusive com amostragem do seu objetivo.

Alguns aspectos são comuns no atendimento de fornecedores aos seus clientes. Esteja atento àquele que possibilita um comparativo com os demais fornecedores nas suas propostas para auxiliar a tomada de decisão.

Qualidade diferenciada

Conheça o portfólio do seu fornecedor para certificar-se da adequação de produto ou serviço à sua empresa. Se possível, faça uma visita e verifique as condições de estoque e logística de entrega — no caso de produtos —, além de solicitar amostras para atestar a qualidade.

Caso o fornecedor seja de prestação de serviços, tenha o cuidado de verificar a certificação dos profissionais para a execução das tarefas. Essa é uma postura preventiva, para que seu desembolso seja apropriado à execução.

Prazos de entrega e condições de pagamento

Os prazos são um grande obstáculo na vida de qualquer empresa, e costumam vir acompanhados de uma série de recomendações. Muitas vezes estão atrelados a um evento, a uma data comemorativa ou à legislação, e o fornecedor não pode cometer o erro de não cumprir caso tenha feito uma promessa.

Negocie com esse novo cliente as condições de pagamento conforme o atendimento, ou seja, um percentual no fechamento da proposta e o restante após a entrega. Um fornecedor bem intencionado sabe que essa é a boa forma de atestar sua honestidade, e se estiver mesmo interessado em uma parceria, estará aberto à negociação.

Reputação no mercado

Um novo fornecedor pode ser recém-chegado à sua lista de possibilidades, mas não necessariamente ao mercado. A internet permite atestar a reputação de qualquer empresa, e vemos a todo o momento clientes postando suas considerações sobre um produto ou serviço. Dê atenção a esses espaços e tenha acesso a um material rico para análise.

A reputação remete a um padrão de comportamento que pode ser positivo ou negativo, e isso contribui para a formação de um conceito. Isso também funciona para um fornecedor, que carrega ao longo da trajetória um histórico sobre sua conduta em relação aos clientes já atendidos.

Ter acesso a essas informações auxilia sua procura por um fornecedor que deseje mais do que uma venda e vá além, priorizando o bom relacionamento e o sucesso por meio das conquistas dos seus clientes.

Como fortalecer o relacionamento com fornecedores já existentes?

Mesmo que você não tenha uma demanda para o momento, convide os fornecedores a visitar sua empresa e a conhecer o espaço, ou ainda a planejar as demandas futuras. Nada melhor do que contar com especialistas para quantificar sua necessidade e auxiliar no planejamento do desembolso.

Os fornecedores também mantêm o cadastro dos seus clientes com seu perfil de compras, preferências e costumam, sob esse aspecto, conhecer a sua empresa muito melhor do que você. Permita, então, que o seu fornecedor faça interferências pontuais para melhor atendê-lo.

Quando um fornecedor for consultado e não escolhido para atender naquele momento, seja elegante e retorne com um feedback positivo. Se a recusa é momentânea, faça com que ele tenha a ciência disso para avaliar o motivo da negativa e oportunizar a próxima venda.

Acordo e compromisso

Se você planejou uma compra, solicitou orçamentos e escolheu determinado fornecedor, mantenha o compromisso da solicitação. Lembre-se que para atender à sua empresa, o fornecedor também se tornou cliente e estabeleceu compromissos com outros parceiros.

Essa é uma relação cíclica de confiança e comprometimento, e todas as vezes que você procurar por esse fornecedor, ele atenderá com satisfação, por saber que está diante de um cliente que preza pelo bom relacionamento — de honestidade e comprometimento.

Conhecimento do fornecedor

As relações interpessoais podem gerar grandes negócios e são positivas quando focadas no bem comum. Procure conhecer o seu fornecedor e entender suas motivações, realizando uma gestão de relacionamentos adequada e satisfatória.

Todo e qualquer tipo de relacionamento — mesmo os corporativos — tem caráter pessoal e é pautado nas afinidades, o que favorece a comunicação e permite um diálogo aberto e transparente na hora de negociar uma compra.

Se você conhece o fornecedor, sabe as suas aspirações e também limitações, entenderá até que ponto pode contar com sua contribuição — e isso é bom para o negócio, pois não surgirão surpresas no caminho.

Expansão assistida

Se você deseja fechar bons negócios com seus fornecedores, ajude-os a expandir. O crescimento traz rentabilidade e, com ele, as chances de melhores preços — pois não só o poder de aquisição do seu fornecedor aumentará, como ele se lembrará da sua empresa e concederá um tratamento diferenciado todas as vezes que visualizar sua trajetória de sucesso.

Tratamento inclusivo para fornecedores internos

Muitos fornecedores estão dentro da empresa como prestadores de serviços e precisam ser tratados como parte da empresa para estabelecer um vínculo fiel e duradouro.

Inclua os chamados funcionários terceirizados em todas as atividades da empresa. Ainda que não tenham benefícios ou vistam o mesmo uniforme, seu comportamento de entrega e participação está intimamente ligado ao tratamento recebido.

Quais são as melhores práticas para uma boa gestão de fornecedores?

Ao planejar uma demanda de compra ou contratação de serviços, faça uma lista de tudo o que a sua empresa precisará para ser atendida de forma satisfatória. Planejar antecipadamente a abordagem ao fornecedor proporciona argumentos contundentes.

Antes de dar início a uma conversação com o fornecedor, certifique-se de que ele tem o serviço ou produto que a sua empresa procura para não ocupar um tempo precioso de ambas as partes. Questione sobre certificações, prazos de pagamentos e entregas, tipos de produtos e qualidade deles.

Quais são os cuidados necessários para manter uma boa relação com fornecedores?

O relacionamento é um campo fértil e exige um plantio sensível para uma boa colheita. Não tenha pressa no processo de construção. Seja cuidadoso e avance estrategicamente para o bem de uma parceria de sucesso e longevidade.

Foque na qualidade

A gestão de relacionamentos com fornecedores perpassa, a todo o momento, a qualidade e a excelência no atendimento. Não abra mão desses pontos, pois eles são determinantes tanto para a sua própria prestação de serviços quanto para a manutenção do fornecedor no seu banco de dados.

Não compre apenas visando pagar menos, pois o investimento em produtos ou serviços de baixa qualidade costuma ser um tiro pela culatra, gerar um gasto duplicado e aumentar o custo — o que afeta o seu orçamento e, consequentemente, o seu fluxo de caixa.

Alinhe seus processos

Quanto mais seus processos estiverem alinhados com um fornecedor e ele se envolver com as necessidades da sua empresa, mais fácil será o entendimento e, por consequência, o atendimento, com soluções personalizadas e condizentes com suas expectativas.

Utilize os recursos virtuais para trocar informações sobre o planejamento antes de fechar o negócio. Fornecedores interessados em estabelecer parceria oferecem um leque de possibilidades e atuam como consultores para auxiliar quanto às melhores opções para aquele objetivo.

Fortaleça a comunicação

Os diversos canais de comunicação estão à disposição para serem usados estrategicamente na gestão de relacionamentos. Os fornecedores deixaram de ser apenas os provedores de matéria-prima ou serviços para ocupar um lugar de parceiros, e por vezes conselheiros dos seus clientes.

Nesse cenário, a cada conversa e a cada mensagem trocada, uma nova informação poderá ser agregada ao projeto — que envolve aquisições e que estão diretamente ligadas ao fornecedor. Permita que ele participe de reuniões quando o assunto interligar os dois universos — de venda e de compra.

Se a sua empresa tiver informativos de divulgação, por que não abrir espaço para apresentar o bom trabalho ou produto de um fornecedor e permitir que a marca dele também seja conhecida pelos seus funcionários e clientes, abrindo ainda mais o campo de atuação?

Seja um bom cliente

Assim como você e a sua empresa avaliam se um fornecedor está apto a atender às suas necessidades, o fornecedor também busca informações sobre o seu perfil nos diversos canais disponíveis para consulta.

Procure ser um bom pagador e cumpridor dos deveres enquanto cliente, como aprovar um produto ou serviço, cumprir o pagamento no prazo acordado, dar feedback, referenciar um bom trabalho e compreender que até as urgências obedecem a uma fila de espera.

Sintetizando, esteja sempre atento ao que se deve esperar de um bom fornecedor para que a satisfação no atendimento ultrapasse o limite do esperado e avance para uma parceria prolongada. Alguns critérios são essenciais e devem ser determinantes para a escolha:

  • prestação de serviço com qualidade e excelência;

  • cumprimento do prazo de entrega;

  • disponibilidade de produto ou profissional especialista;

  • preço condizente com o mercado;

  • entrega ágil;

  • expertise no negócio;

  • suporte técnico;

  • bom atendimento de pós-vendas;

  • localização ou meios eficientes de transporte;

  • referência no mercado.

Você gostou deste texto sobre a gestão de relacionamentos com fornecedores? Aproveite a visita para assinar a nossa newsletter e receber as atualizações diretamente na sua caixa de e-mails!

Deixe um comentário